Employee Privacy Notice

ÇALIŞAN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

1. AMAÇ, KAPSAM VE VERİ SORUMLUSU

ARTEA DIŞ TİC. MAK. SAN. LTD. ŞTİ. ("AXTEA" veya "Şirket") olarak, çalışanlarımızın kişisel verilerinin gizliliğine ve güvenliğine önem veriyoruz.

6698 sayılı KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU ("KVKK" veya "Kanun") ve AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜN YERİNE GETİRİLMESİNDE UYULACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA TEBLİĞ kapsamında, veri sorumlusu sıfatıyla kişisel verilerinizi hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, belirli, açık ve meşru amaçlarla, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olacak şekilde işlemekteyiz.

Bu aydınlatma metni, şirketimiz bünyesinde çalışan personelin kişisel verilerinin hangi amaçlarla işlendiği, hangi hukuki sebeplere dayanıldığı, kimlere aktarılabileceği ve ilgili kişilerin hakları hakkında bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.

VERİ SORUMLUSU

ARTEA DIŞ TİC. MAK. SAN. LTD. ŞTİ.

Adres: Büyükbalıklı Mahallesi, 1. Ayça Sokak, No: 6, 16250 Nilüfer / Bursa, Türkiye
Telefon: +90 224 440 01 90
Mersis Numarası: 0085145117100001
Kep Adresi: artea@hs03.kep.tr
E-posta: info@axteasolutions.com
Web Sitesi: www.axteasolutions.com

2. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER

Şirketimiz tarafından çalışanların görevleri ve ilgili süreçlerin gereklilikleri doğrultusunda aşağıdaki kişisel veriler işlenebilir.

Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, TC Kimlik Numarası, doğum tarihi, kimlik belgesi bilgileri ve tarafınızca paylaşılan diğer tanıtıcı bilgiler.
İletişim Bilgileri: İkamet adresi, e-posta adresi, telefon numarası ile acil durum iletişim bilgileri ve tarafınızca iletilen iletişim bilgileri.
Özlük Bilgileri: İşe giriş/çıkış tarihleri, iş sözleşmesi, görev ve pozisyon bilgileri, çalışma süresi, izin ve devamsızlık kayıtları, çalışma çizelgeleri, SGK bilgileri ve mevzuat kapsamında tutulması gereken diğer özlük kayıtları
Mesleki ve Kurumsal Bilgiler: Diploma, mesleki yeterlilik belgeleri, sertifikalar, mesleki eğitim kayıtları, iş deneyimi ve iş kapsamında edinilen yetkinlik belgeleri.
Finansal Bilgiler: Banka hesap bilgileri, ücret, prim, yan haklar, ödeme ve bordro bilgileri, yasal kesinti ve icra kayıtları.
Çalışma ve Performans Bilgileri: Görev dağılımları, iş süreçlerine ilişkin değerlendirmeler, hedefler, iş sonuçları ve işin yürütülmesine ilişkin performans kayıtları
İşlem Güvenliği Bilgileri: Kurumsal sistem erişim kayıtları, kullanıcı hesapları, oturum ve lisans bilgileri ve bilgi güvenliği amacıyla tutulan teknik kayıtlar.
Sağlık Bilgileri: İşe Giriş ve periyodik sağlık muayene kayıtları, işe uygunluk değerlendirmeleri, iş kazası kayıtları ve iş sağlığı ve güvenliği mevzuatına ilişkin yasal olarak tutulması gereken kayıtlar.
Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgileri: İş yeri güvenlik kameraları ile alınan kayıtlar ile belirli aralıklarla gerçekleştirilen etkinliklerde alınan görüntüler.
Seyahat Bilgileri: İş seyahatleri kapsamında rezervasyon, ulaşım, konaklama, pasaport ve gerekli vize bilgileri.

Bu kategorideki veriler yalnızca hukuken gerekli ve ilgili faaliyet bakımından gerekli olduğu ölçüde işlenir.

3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDEKİ AMAÇLAR

Toplanan kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir.

İş Sözleşmesi ve Personel Özlük İşlemleri: Kimlik, iletişim ve özlük verileri iş sözleşmelerinin kurulması ve yürütülmesi, personel özlük dosyalarının oluşturulması, işe giriş yapan ve işten ayrılan personel ile ilgili işlemlerin yapılması amacıyla işlenir.
Ücret, Bordro ve Sosyal Güvenlik İşlemleri: Kimlik, özlük ve finansal veriler, maaşların hesaplanması ve ödenmesi, bordro düzenlenmesi, vergi ve SGK bildirimlerinin gerçekleştirilmesi, yan hakların sağlanması amacıyla işlenir.
İnsan Kaynakları ve İş Organizasyonu: Özlük, mesleki deneyim, eğitim ve çalışma bilgileri, görev dağılımlarının yapılması, çalışma ve izin süreçlerinin yönetilmesi, iş organizasyonunun yürütülmesi, mesleki yeterliliklerin değerlendirilmesi ve gerekli eğitimlerin planlanması amacıyla işlenir.
İş Sağlığı ve Güvenliği: İş Sağlığı ve Güvenliği kapsamında gerekli kimlik, özlük ve sağlık verileri, işe uygunluğun değerlendirilmesi, yasal sağlık gözetimi, iş kazalarının bildirilmesi, iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacıyla işlenir.
Bilgi Güvenliği: Bilgi ve işlem güvenliği verileri kurumsal kullanıcı hesaplarının oluşturulması, yetkilerin yönetilmesi, şirket bilgi sistemlerinin güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimlerin önlenmesi ve teknik olayların incelenmesi amacıyla işlenir.
Fiziki Mekan Güvenliği: Kamera görüntüleri ve gerekli giriş/çıkış kayıtları, çalışanların, ziyaretçilerin, iş yerinin ve şirket varlıklarının güvenliğinin sağlanması, yetkisiz girişlerin önlenmesi ve güvenlik olaylarının incelenmesi amacıyla işlenir.
Hukuki Süreçler ve Resmi Yükümlülükler: İlgili kişisel veriler, yetkili kamu kurumlarına yasal bildirimlerin yapılması, denetimlerin yürütülmesi, hukuki uyuşmazlıklarda savunma ve talep haklarının kullanılması amacıyla işlenir.

4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNİN HUKUKİ SEBEPLERİ

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. maddesinde düzenlenen aşağıdaki işleme şartlarından ilgili faaliyete uygun olanlara dayanılarak işlenmektedir.

KVKK Madde 5/2(a): kanunlarda açıkça öngörülmüş olması
KVKK Madde 5/2(c): Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması ve sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde, sözleşme ve sözleşme öncesi süreçlerin yürütülmesi.
KVKK Madde 5/2(ç): Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması.
KVKK Madde 5/2(e): Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
KVKK Madde 5/2(f): İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması.
KVKK Madde 6/3(f): İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği ile sosyal güvenlik alanındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması.

Sağlık bilgileri özel nitelikli kişisel veri niteliğindedir. Bu verilere erişim görevi gereği erişmesi gereken yetkili kişilerle sınırlandırılır.

5. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ

Veri sorumlusu olarak şirketimiz kişisel verilerinizi, işe giriş ve özlük işlemleri sırasında tarafınızca sunulan belge ve bilgiler, iş sözleşmeleri ve personel formları, insan kaynakları ve muhasebe kayıtları, kurumsal bilgi sistemleri, e-posta ve iş iletişim araçları ile temin edilen bilgiler, SGK ve diğer yetkili kurumlardan mevzuata uygun şekilde elde edilen kayıtlar. İşe giriş/çıkış sistemleri ve güvenlik kameraları üzerinden elde edilen kayıt ve bilgiler.

Verileriniz, tamamen veya kısmen otomatik yöntemlerle ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle işlenebilir.

6. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Çalışanlarımıza ait veriler ilgili işleme amaçlarıyla sınırlı olmak kaydıyla KVKK’nın 8. Maddesindeki şartlara bağlı olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir.

Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: SGK, Vergi Dairesi, İlgili bakanlıklar, mahkemeler ve diğer yetkili mercilere mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla.
Banka ve Finans Kuruluşları: Ücret, yan haklar ve diğer iş ilişkisi kapsamında yapılacak olan ödemelerin gerçekleştirilmesi amacıyla.
İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmet Sağlayıcıları: İş sağlığı ve güvenliği hizmetlerinin yürütülmesi, gerekli sağlık gözetiminin yapılması amacıyla, ilgili kişilerin görev ve yetkileriyle sınırlı olarak.
Muhasebe ve Bordro Hizmet Sağlayıcıları: Vergi, bordro, ücret ve yasal bildirim süreçlerinin yürütülmesi amacıyla.
Bilgi Teknolojileri Hizmet Sağlayıcıları: Kurumsal yazılımların, veri barındırma ve bilgi güvenliği hizmetlerinin sağlanması amacıyla.
Seyahat Hizmet Sağlayıcıları: İş seyahatlerinde ulaşım, konaklama ve vize işlemlerini gerçekleştirmek amacıyla.

Aktarımlar yalnızca ilgili faaliyet bakımından gerekli verilerle sınırlı tutulur.

Kişisel verileriniz, Kanun’un genel ilkeleri, işleme amaçlarımız ve Kanun’un yurt dışına veri aktarımına ilişkin 9. Maddesinde yer alan uygun şarta bağlı olarak, AXTEA iştiraki şirketi ile kullandığımız bilişim ve iletişim sistemlerinin yurt dışında bulunan sunucularına aktarılabilecektir. Şayet açık rızanıza dayanarak yurt dışına kişisel veri aktarımı söz konusu olacak ise, aktarım açık rızanızın temini ile gerçekleştirilecektir.

7. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

Kişisel verileriniz, işlenme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama sürelerine uygun şekilde muhafaza edilir.

Özlük dosyaları, bordro ve SGK kayıtları, İş sağlığı ve güvenliği belgeleri, sağlık kayıtları ve bilgi güvenliği kayıtları bakımından ilgili kayıt türüne uygulanabilir saklama süreleri esas alınır.

İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması ve başka bir hukuki saklama yükümlülüğünün bulunmaması halinde kişisel verileriniz, KVKK ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Şirketimiz ile olan iş akdinizin sona ermesi kanun ile saklanması gereken kişisel verilerin derhal silineceği anlamına gelmez.

8. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

Şirketimiz kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesini, yetkisiz erişimi, kaybını veya ifşasını önlemeye yönelik uygun teknik ve idari tedbirler uygular. Çalışanlara ait kişisel verilere erişim görev ve yetki gereklilikleri doğrultusunda sınırlandırılır.

Özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında ilave güvenlik tedbirleri uygulanır.

9. ÇALIŞANLARIN HAKLARI

KVKK'nın 11. maddesi kapsamında kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, mevzuattaki koşullar çerçevesinde verilerinizin düzeltilmesini veya silinmesini isteme ve diğer yasal haklarınızı kullanabilirsiniz.

Bu kapsamda taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'de belirtilen yöntemlerle Şirketimize iletebilirsiniz.

Başvuru Adresi: Büyükbalıklı Mahallesi, 1. Ayça Sokak, No: 6, 16250 Nilüfer / Bursa, Türkiye
E-posta: info@axteasolutions.com

Elektronik posta ile yapılacak KVKK başvurularında, Tebliğ'de öngörülen usullere uyulması gerekmektedir.

Başvurularınız, talebinizin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde, ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak sonuçlandırılır.

Saygılarımızla.